Mediácia a ochrana osobných údajov – ako zabezpečujeme dôvernosť a zákonnosť

Mediácia a ochrana osobných údajov sú nerozlučne späté. Dôvera, s ktorou účastníci vstupujú do mediačného procesu, je postavená na zárukách dôvernosti a správneho zaobchádzania s citlivými informáciami. Klienti často zdieľajú veľmi osobné, obchodné či právne dáta, a preto je našou povinnosťou zaistiť, aby ich údaje boli chránené nielen morálne, ale aj v súlade s legislatívou – najmä GDPR.

Prečo je ochrana údajov v mediácii taká dôležitá?

V mediácii sa často riešia konflikty, ktoré sa týkajú:

• rodinných a vzťahových záležitostí (rozvod, deti, násilie),
• obchodných a finančných informácií,
• zdravotného stavu, duševného zdravia alebo trestných činov,
• majetkových pomerov a dedičstva.

Ide teda o osobné údaje osobitnej kategórie, ktoré sú mimoriadne citlivé. Bez pocitu bezpečia by účastníci neboli ochotní otvorene komunikovať.

Ako mediátor chráni osobné údaje?

Naša povinnosť ochrany údajov vyplýva z:

• Nariadenia GDPR (EU) 2016/679,
• Zákona o ochrane osobných údajov (č. 18/2018 Z.z.),
• Zákona o mediácii (č. 420/2004 Z.z.).

Mediátor ako sprostredkovateľ spracúva údaje zodpovedne, zákonne a transparentne. Klient je vždy informovaný: aké údaje spracúvame, za akým účelom, na ako dlho, kto k nim má prístup a ako ich možno opraviť alebo vymazať.

Mediácia a ochrana osobných údajov v praxi

1. Súhlas so spracovaním údajov

Každý účastník mediácie podpisuje informovaný súhlas so spracovaním údajov. Tento dokument špecifikuje:

• účel spracovania (napr. vedenie záznamu, komunikácia so stranami),
• rozsah údajov (meno, adresa, kontakty, obsah mediačného sporu),
• práva účastníka (prístup, oprava, výmaz, sťažnosť),
• dobu uchovávania (zvyčajne 3–5 rokov).

2. Uchovávanie údajov

Osobné údaje a záznamy z mediácie sú chránené fyzicky aj elektronicky (heslá, zabezpečené zariadenia, uzamknuté priestory) a neprístupné tretím stranám, ktoré nie sú súčasťou mediácie.

3. Mlčanlivosť

Mediátor je viazaný zákonnou mlčanlivosťou. Informácie získané v mediácii nesmie poskytnúť nikomu, ani súdu či polícii – iba s výslovným súhlasom účastníkov, alebo ak zákon ukladá výnimku (napr. pri trestnej činnosti).

Ochrana údajov pri online mediácii

Online mediácia prináša nové výzvy v oblasti bezpečnosti, preto kladieme veľký dôraz na:

• využívanie overených platforiem (napr. Zoom, MS Teams),
• zabezpečenie pripojenia (SSL certifikát, šifrované prenosy),
• nahrávanie alebo záznam len so súhlasom oboch strán,
• informovanie o tom, kde sú dáta uložené a ako sú chránené.

Kto má prístup k údajom z mediácie?

Prístup k údajom majú výhradne:

• mediátor/ka a ich administratíva (v rozsahu nevyhnutnom na výkon činnosti),
• účastníci mediácie (iba k údajom, ktoré sa ich týkajú),
• tretie osoby len na základe výslovného písomného súhlasu účastníkov.

Bez súhlasu nedochádza k žiadnemu poskytovaniu údajov napr. advokátom, zamestnávateľom či štátnym inštitúciám.

Vaše práva ako účastníka mediácie

Ako dotknutá osoba máte právo na:

• prístup k svojim údajom,
• opravu alebo doplnenie nesprávnych údajov,
• vymazanie údajov, ak už nie sú potrebné,
• obmedzenie spracúvania alebo namietanie,
• podanie sťažnosti na Úrad na ochranu osobných údajov SR.

Mediácia a ochrana údajov detí

V rodinných sporoch sa často riešia záležitosti týkajúce sa maloletých detí. Ich osobné údaje spracúvame v mimoriadnom režime – len v rozsahu nevyhnutnom na mediáciu, so súhlasom zákonného zástupcu a s dôrazom na citlivosť, rešpekt a ochranu najlepšieho záujmu dieťaťa.

Mediácia a ochrana osobných údajov sú dva piliere dôveryhodného a profesionálneho riešenia sporov. Robíme všetko pre to, aby ste sa v procese cítili bezpečne a istí, že vaše súkromie je chránené nielen ľudsky, ale aj v plnom súlade so zákonom.